↑Historique

Un peu d’histoire…

En 2001, lors de la mise en place du projet AICIM et de ses méthodes de travail, il fut décidé d’impliquer l’ensemble des membres dans les différentes décisions et composantes du projet. Le Réseau AICIM comptait alors plus de 80 musées membres.

Les membres du réseau et le personnel AICIM ont conçu une fiche minimale d’inventaire qui est actuellement utilisable. Les membres ont décidé de la normalisation relative aux différents champs, et ont été impliqués dans l’élaboration et l’amélioration des thesaurus en usage dans le réseau. Tout ce travail a eu lieu au niveau des Groupes d'Intérêt Scientifique (GIS) entre 2001 et 2004.

Outre certaines questions techniques ou questions de forme quant aux outils en usage dans le réseau, les réunions de GIS ont essentiellement servi, dans les années précédentes, à travailler sur le vocabulaire disponible et sur la mise en adéquation des listes de vocabulaire avec les collections des institutions muséales membres du Réseau.

Depuis 2005, la méthode de travail a évolué. La Communauté française a fait réaliser deux micro-thesaurus afin de soutenir le travail en Sciences et Techniques et en Ethnologie. En parallèle, de petits groupes de travail ont poursuivi l’amélioration et la mise en adéquation des thesaurus. Cette méthode est plus efficace pour l’ensemble des musées membres. Ces groupes de travail sont constitués de spécialistes qui, sur base volontaire, selon la problématique envisagée et pour une durée limitée dans le temps, se consacrent à ces tâches de manière assidue.

En mars 2008, l'équipe AICIM, jusqu'alors constituée de deux personnes, s'est vue renforcée par l'engagement d'un nouveau collaborateur.

↑Philosophie et Actions

AICIM ?
Les initiales AICIM signifient Accès Informatisé aux Collections des Institutions Muséales.

Le Réseau AICIM est un projet mené conjointement par l’asbl Musées et Société en Wallonie (MSW), et le Ministère de la Communauté française. Fondé en mai 2001, il a pour but de créer une base de données informatisée des collections conservées au sein des musées participants. Il vient s'intégrer dans la mise en œuvre au sein des institutions muséales des critères prévus par le décret du 17 juillet 2002 relatif à la reconnaissance et au subventionnement des musées et autres institutions muséales.

La philosophie du projet
Le Réseau AICIM est un réseau virtuel et humain, ayant pour objectifs principaux d'informatiser et de numériser le patrimoine des institutions muséales et de le diffuser via une base de données en ligne accessible sur ce site internet. Le réseau sensibilise les institutions muséales à l’utilisation des technologies informatiques. Il veille également à favoriser l’emploi des nouvelles pratiques de communication comme démarche intellectuelle et culturelle. Les principales actions du Réseau AICIM sont de :

- Créer un outil scientifique normalisé de description du patrimoine mobilier, favorisant l’échange d’informations entre musées et l’accessibilité par les chercheurs extérieurs ;

- Stimuler la collaboration, la coordination et le partage d’information entre les membres ;

- Alimenter une base de données avec des fiches d’inventaire illustrant la richesse du patrimoine conservé dans les musées en Communauté française ;

- Promouvoir le développement des institutions muséales de Wallonie et de Bruxelles en matière d’inventorisation et d’informatisation des collections ;

- Collaborer avec d’autres associations et organismes ayant des objectifs analogues.

Le réseau est ouvert à toute institution muséale relevant de la Communauté française et souhaitant adhérer au projet ; une mise à niveau individuelle est assurée.

1. L’organisation scientifique du réseau

a. Le musée membre
Le premier acteur est le musée membre avec son expérience professionnelle individuelle. Chaque musée avance à son propre rythme dans l'inventorisation et l'informatisation de ses collections. Sur base de son travail, il émet des réflexions pour la collectivité. Le musée membre applique les décisions du GIS pour les données minimales de ses œuvres versées dans la base de données AICIM et demeure libre de pousser plus loin sa réflexion en ce qui concerne le reste de son inventaire.

b. Les GIS
Les GIS (Groupes d’Intérêt Scientifique) sont des groupes de travail, de réflexion et d’échanges rassemblant les musées par domaines.
Il en existe cinq :
      GIS archéologie
      GIS art & histoire
      GIS ethnologie
      GIS sciences naturelles
      GIS sciences, techniques et industrie
C'est au cours des réunions de GIS que sont mis en évidence les besoins des membres pour l'amélioration et l'évolution du projet. Le GIS inculque et maintient une dynamique de travail scientifique dans les musées autour de l’inventaire des collections et du travail préalable à la réalisation de cet inventaire. Le niveau de cohésion du Réseau se mesure par la qualité et l’importance du partage d’expériences et de compétences. Les GIS apparaissent dès lors clairement comme des séminaires, des lieux de travail et d’échanges entre pairs.

Missions des GIS
Validation des thesaurus :
Par rapport aux groupes de travail sur les thesaurus, les GIS doivent s'approprier les thesaurus en les validant dans un laps de temps raisonnable. Les GIS actualisent les thesaurus en ajoutant du vocabulaire qui est intégré dans le thesaurus sous le statut du 'terme candidat' (les mots entraînant une restructuration importante restent intégrés par les groupes de travail sur les thesaurus).

Présentation de bases de données d'inventaire : quelques musées "leader" dans ce domaine viennent présenter leur base de données et la manière dont celle-ci fonctionne. Cela permet de valoriser le travail entrepris au sein des institutions et de partager les solutions diverses et originales imaginées pour tenir un inventaire informatisé. Il est important de montrer que l'inventaire doit s'adapter à chaque situation particulière que peut rencontrer une institution, petite ou grande. De plus, les membres se rendent aussi compte des difficultés rencontrées et tirent des enseignements des situations vécues par les autres.

Etudes de cas : des études de cas, consistant en l’analyse d’un objet et de sa fiche d’inventaire complète, sont présentées. Il s'agit d'une pièce particulièrement intéressante au niveau de la méthodologie mise en œuvre pour son analyse et de la manière d'encoder les résultats des recherches dans une base de données. Ces études de cas concernent des sujets ou objets qui pourraient se trouver dans plusieurs institutions, ce qui favorise les échanges d’expérience.

c. Les Groupes de travail sur les thesaurus
Parallèlement aux GIS et en concertation avec ceux-ci, des groupes de travail sur les thesaurus se réunissent afin de traiter les problématiques liées à la fusion des thesaurus, afin également d'enrichir le thesaurus avec de nouvelles thématiques. Ils réunissent sur base volontaire les membres qui détiennent une expertise dans un domaine très précis.

d. Le GIS des GIS
Le GIS des GIS, formé par les présidents de GIS et l'équipe du Réseau, est le représentant des musées membres dans leur globalité. Toutes les réflexions y sont examinées et adaptées à la philosophie du Réseau. Le GIS des GIS formule des projets pour la bonne évolution du Réseau AICIM, en fonction des avis émis par les différents GIS.

e. La séance plénière
La séance plénière rassemble annuellement les membres du réseau. Elle est un lieu d'évaluation du projet et de ses perspectives, ainsi qu'un lieu de rencontre où les membres ont l’opportunité d’aborder leurs problématiques communes et d'enrichir leur réflexion grâce à l'intervention de spécialistes.

f. L'équipe AICIM
Son rôle est de centraliser les besoins des membres du réseau, d'y répondre et d'exécuter les décisions du Comité de Pilotage et des GIS, que ce soit en ce qui concerne la fiche minimale, le manuel de méthodologie ou les thesaurus. L’aide et les conseils que l'équipe prodigue constituent une autre part importante du travail que la coordinatrice et les conseillers effectuent au bénéfice des musées. De plus, les conseillers AICIM apportent leur soutien aux membres dans la production mensuelle de fiches et motivent les musées à atteindre les jalons fixés par la convention du 5 juillet 2006. L'équipe AICIM nourrit les connexions entre les musées membres afin de concrétiser l'esprit du Réseau.

2. Les outils et services

Les thesaurus permettent de normaliser et de structurer le vocabulaire utilisé pour l’inventaire par l’ensemble des membres. Ils sont les pré-requis indispensables à l'utilisation de la fiche minimale d'inventaire.

La fiche minimale d’inventaire est l’outil d’encodage des collections. Elle est commune à l’ensemble des membres du réseau.

Afin d'aider ces derniers dans leur encodage, un manuel de méthodologie est à leur disposition. Il constitue une référence tant au niveau de la structure de la fiche minimale AICIM, que de la normalisation de l’information contenue dans les différents champs.

AICIM met également au service des membres du matériel informatique ainsi que de la documentation relative à l’inventaire. Pour ses musées membres, l’équipe AICIM offre un service de consultance en informatisation et inventorisation des collections, tous domaines confondus.

↑Organisation des GIS

ORDRE DU JOUR :
Afin d’optimaliser la participation aux GIS, les membres du Réseau reçoivent l’ordre du jour de tous les GIS, largement documenté et détaillé. Ainsi, les membres peuvent préparer la discussion et/ou transmettre leur avis sur un des points abordés.

LIEUX DE RÉUNION :
Les GIS ont lieu à la Maison des Musées (Moulins de Beez). En fonction des besoins, ils peuvent se tenir dans les institutions muséales ou autres lieux de référence.

LE PRÉSIDENT DE GIS :
Représentant lui aussi d'un musée membre, il anime le GIS, est le porte-parole des musées dans leurs collectivités thématiques (archéologie, ethnologie, …). Il motive les membres à persévérer dans leurs réflexions scientifiques. Il rassemble les différentes solutions évoquées par son GIS et établit le relais lors des réunions de présidents de GIS. Il a donc plus qu'une fonction d'animateur.

↑La direction du Réseau AICIM

LE COMITÉ DE PILOTAGE
Il est constitué de représentants du Ministre de la Culture, du Service du Patrimoine culturel, de la Cellule Internet du Secrétariat général de la Communauté française, de l'ETNIC (service informatique de la Communauté française), de l’équipe AICIM et de membres du conseil d’administration de MSW. Il est l'observateur critique, l'organe de direction qui veille aux respects des tâches et des échéances du projet.

LA COORDINATRICE DU RÉSEAU AICIM
Attachée au Service du Patrimoine culturel de la Communauté française, elle assure la gestion administrative du projet, établit les projets de planning soumis au comité de pilotage, transfère les fiches d'inventaire validées dans la base de données AICIM, supervise la sous-traitance du développement informatique de la base de données ainsi que l'ergonomie et l'interactivité du site Internet. La coordinatrice fait rapport au comité de pilotage de l'avancement du travail  des GIS et des institutions muséales, des besoins du Réseau. Elle prépare les évaluations et perspectives. Parallèlement, elle assure également les mêmes missions que les conseillers AICIM.